Come si organizza un evento

Ultima modifica: 20 Settembre 2021

Per proporre un evento in città occorre rivolgersi all’Ufficio Eventi, che coordina l’organizzazione di iniziative su area pubblica e accompagna i promotori in tutta la fase di ottenimento delle necessarie autorizzazioni.

La prima cosa da fare è verificare con l’Ufficio Eventi quali documenti si dovranno presentare in base alle caratteristiche dell’evento. In generale, occorrono:

  • richiesta di occupazione temporanea di suolo pubblico, a cui allegare una descrizione dell’evento e documentazione illustrativa, fotografica e/o cartografica idonea a far comprendere l’impatto e le possibili implicazioni dell’occupazione. Ricordiamo che, quando viene richiesto l’effettivo periodo di occupazione dell’area pubblica, è necessario tenere conto anche dei tempi di montaggio e smontaggio.
  • comunicazione di rischio sanitario predisposta dal servizio 118 dell’Azienda USL, che comprende una serie di variabili legate al pubblico e al tipo di evento tali da permettere di calcolare un indice di rischio. In base alla documentazione presentata e al risultato ottenuto, chi organizza l’evento riceverà le necessarie valutazioni e prescrizioni.
  • eventuale richiesta di modifica alla viabilità/parcheggi/divieti, da valutare in base alle caratteristiche dell’evento. Ricevuto il modulo, il responsabile del servizio lavori pubblici emette un’ordinanza che contiene le modifiche alla viabilità ritenute opportune per lo svolgimento dell’iniziativa.
  • autorizzazioni sanitarie, se l’evento prevede la somministrazione di cibi e bevande. In questo caso, chi organizza è tenuto a compilare la S.C.I.A. per lo svolgimento dell’attività di somministrazione e la D.I.A. o notifica dell’attività alimentare per ottenere l’autorizzazione sanitaria dell’evento, allegando la documentazione elencata nei moduli appositi.
  • eventuale autorizzazione per pubblico spettacolo, necessaria per eventi che presentano queste caratteristiche:
    • delimitazione dell’area con ingresso a pagamento
    • allestimento di platee o tribune per il posizionamento del pubblico
    • montaggio di strutture e impianti (palchi, impianti elettrici, strutture aeree).

 

In base alla documentazione presentata e al tipo di evento, il Comune potrebbe richiedere anche:

  • polizza assicurativa del soggetto organizzatore
  • richiesta autorizzazione in deroga al rumore
  • nulla osta sanitario per presenza di animali, ecc.
  • planimetria dell’area con relativa disposizione degli elementi della manifestazione e localizzazione dei posteggi
  • documentazione relativa alla presenza di strutture o spettacoli viaggianti (giostre) appositamente montate per la manifestazione (corretto montaggio, collaudo, autorizzazione giostra, ecc.)
  • piano di emergenza ed evacuazione, con definizione delle misure di sicurezza individuate
  • permesso S.I.A.E. (Società Italiana Autori Editori)
  • altra documentazione ritenuta necessaria.

 

Richieste facoltative

Oltre alle autorizzazioni obbligatorie, chi organizza l’evento può chiedere al Comune il patrocinio, l’uso temporaneo delle attrezzature comunali e un contributo economico.

La concessione del patrocinio può essere richiesta per iniziative senza scopo di lucro e che non coinvolgono animali, e dà la possibilità di usare lo stemma e la dicitura “Comune di Montelupo Fiorentino” sul materiale pubblicitario. Inoltre, il Comune sostiene l’iniziativa patrocinata con una riduzione del pagamento sulle pubbliche affissioni e offrendo un supporto nelle attività promozionali.

La richiesta di attrezzature consente di usare gratuitamente materiali di proprietà comunale, ad esempio transenne, sedie, tavoli e palchi. La lista dei materiali disponibili si trova nel modulo di richiesta, da far pervenire almeno 20 giorni prima della data prevista per l’evento. Per chi ha ottenuto il patrocinio, il materiale richiesto potrà essere consegnato dal personale del Comune.

Gli organizzatori possono anche chiedere un contributo economico, la cui eventuale concessione è soggetta ad alcuni obblighi.

 

 

Come presentare la richiesta

La documentazione va consegnata almeno 30 giorni prima della data di inizio dell'evento, compilando i moduli appositi. Consigliamo, però, di rivolgersi all'Ufficio Eventi con anticipo ben più ampio se:

  • si organizza l'iniziativa per la prima volta
  • l'evento ha caratteristiche particolari o è complesso, e già si prevede di aver bisogno di autorizzazioni specifiche che necessitano di pareri esterni, come la deroga al rumore, o hanno tempi di presentazione più lunghi, come l'autorizzazione per pubblico spettacolo (90 giorni).

Il modulo per la richiesta di attrezzature comunali va inoltrato al Comune in una delle seguenti modalità:

In base alle caratteristiche dell'evento, gli organizzatori potrebbero dover sostenere dei costi, per esempio per l'autorizzazione sanitaria a somministrare alimenti e bevande.

Documenti da presentare

Per la richiesta di attrezzature comunali occorre allegare copia di un documento di identità valido (se non identificati tramite SPID/CIE).