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Organizzare un evento a Montelupo

Di seguito sono elencati i passaggi da compiere per organizzare un evento a Montelupo

 

1. Almeno trenta giorni prima della data dell'evento che si intende organizzare devono essere presenti al Comune i seguenti documenti:

    • Scarica il modulo di occupazione temporanea suolo pubblico ( clicca sul link per il modulo ) – la richiesta deve essere corredata da:           
    • a) una descrizione dell’evento che si intende organizzare ovvero dall’allegato modulo appositamente predisposto, correttamente compilato,                                                                                                                                                                           
    • b) da copia della comunicazione di rischio sanitario inviata al competente servizio di 118 della Azienda USL Toscana Centro.                                                                                                                                                                                                     
    • nota: nel suddetto modulo lettera a) occorre, tra le altre cose, precisare   :                                                                              
    •  l’effettivo periodo di occupazione del suolo pubblico, che tenga quindi conto anche del montaggio e dello smontaggio dell’evento                                                                                                                                                                       -
    • come avviene l’approvvigionamento elettrico della manifestazione
  • richiesta patrocinio all’Amministrazione Comunale (su apposito modulo ) - la richiesta è ovviamente facoltativa e va presentata solo se si desidera avere il patrocinio dell'Amministrazione Comunale (la concessione di occupazione suolo pubblico è indipendente dalla richiesta o meno del patrocicnio comunale)

 

  • richiesta di modifica della viabilità/parcheggi/divieti (su apposito modulo) – tale richiesta può essere presentata anche direttamente al competente ufficio territoriale di Polizia Municipale; si ricorda che la P.M. è altro Ente rispetto al Comune, Unione dei Comuni Circondario dell'Empolese Valdelsa.                                                                                                             
  •  nota:la successiva emissione dell’ordinanza da parte del Comandante dell’ufficio territoriale di P.M. individua il soggetto tenuto all’applicazione della stessa e quindi il corretto posizionamento della segnaletica, l’annullamento di segnaletica contraria, ecc. che non necessariamente deve essere individuato nell’Amministrazione comunale

 

  • richiesta materiali di proprietà comunale (su apposito modulo) – il Comune dispone di alcuni materiali (palchi, pedane, transenne, sostegni, ecc.) che possono essere richiesti (la concessione del materiale è indipendente dalla richiesta o meno del patrocinio comunale)

       

2. Dall’analisi della documentazione presentata e quindi dalle caratteristiche dell’evento che si intende organizzare, l’Amministrazione Comunale potrà richiedere, entro pochi giorni, la seguente,eventuale ulteriore documentazione:

    • polizza assicurativa del soggetto organizzatore appositamente realizzata per la realizzazione di manifestazioni ed eventi (da presentare almeno sette giorni prima la data dell’evento),
    • richiesta  autorizzazione allo sforamento limiti acustici e/o limiti di orario (45 gg);
    • S.C.I.A. (segnalazione certificata di inizio attività) e Notifica sanitaria per lasomministrazione di alimenti e bevande;
    • nulla osta sanitario per presenza di animali, ecc. (30 gg)
    • planimetria dell’area con relativa disposizione degli elementi della manifestazione e  localizzazione dei posteggi
    • documentazione relativa alla presenza di strutture o spettacoli viaggianti  (giostre) appositamente montate per la manifestazione (corretto montaggio, collaudo, autorizzazione giostra, assicurazione, licenza giostraio, ecc.)
    • piano di emergenza e evacuazione con definizione delle misure di safety e security individuate;
    • pratica per richiedere licenza pubblico spettacolo (90 gg)
    • possesso del permesso S.I.A.E. (Società Italiana Autori Editori)
    • altra documentazione necessaria all'autorizzazione dell'evento

nota: per la realizzazione di eventi complessi con particolari caratteristiche i 30 giorni indicati al punto 1) per la presentazione della prima documentazione NON sono sufficienti.

Alcune procedure infatti comportano la richiesta di pareri a terzi soggetti (esempio Azienda U.S.L.) che necessitano di tempistiche maggiori (vedi specifiche all’elenco del punto 2).

In generale comunque per la buona riuscita di un evento (anche per una migliore pianificazione promozionale), in particolare per quelli che si realizzano per la prima volta, è consigliabile presentare la documentazione di cui al punto 1) ben prima dei trenta giorni indicati.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Volete organizzare una manifestazione, una gara sportiva o una festa in un luogo pubblico? 

Leggete le istruzioni che seguono, scaricate e compilate i moduli necessari e consegnateli con gli eventuali allegati al comune.

I documenti devono essere protocollati presso:
Ufficio Unico del comune
Piano terra palazzo comunale, viale Cento Fiori, 34

Richiesta patrocinio

Se si intende ottenere il patrocinio dell’iniziativa e/o se si vuole fare uso del logo (dicitura “COMUNE DI Montelupo Fiorentino ”) o dello stemma del Comune sul materiale pubblicitario, occorre presentare un’apposita domanda.
La concessione del patrocinio (del Comune o di uno specifico assessorato) ha lo scopo di segnalare alla popolazione che le finalità della manifestazione sono condivise dall’Amministrazione; dal punto di vista economico, invece, comporta la riduzione del 50% del pagamento del diritto sulle pubbliche affissioni.

Scarica il modulo per la richiesta di patrocinio

L’amministrazione comunale non concede il patrocinio ad iniziative che prevedono il coinvolgimento di animali o che abbiano fini commerciali.


 ATTENZIONE

È importante fare tale richiesta prima di avere stampato il materiale pubblicitario e comunque almeno 20 giorni prima della manifestazione.

Come sostegno alla manifestazione, l’amministrazione comunale, offre un supporto della promozione e della comunicazione delle iniziative patrocinate, in modalità da concordare con l’ufficio Comunicazione e attività istituzionali.

 


ATTENZIONE

Qualora le caratteristiche e la tipologia dell'occuopazione lo renda necessario l'Amministrazione Comunale si riserva di condizionare il rilascio della concessione alla stipula, da parte dell'occupante, di una polizza assicurativa come previsto dall' art. 11 lettera e) del regolamento COSAP (regolamento comunale per l'applicazione di spazi e aree pubbliche). Scarica il regolamento


Richiesta materiali e servizi all’Ufficio tecnico.

Qualora per l’organizzazione dell’evento sia necessario il supporto dell’ufficio tecnico, questo deve essere richiesto contestualmente alla domanda di patrocinio.

I materiali tecnici devono essere richiesti utilizzando questo schema, nel quale trovate indicate anche tutte le modalità

La concessione di supporto tecnico per manifestazioni organizzate da terzi è sempre vincolata ad una valutazione da parte dell’Ufficio Tecnico.

Somministrazione temporanea di alimenti

In caso che durante la manifestazione sia prevista la somministrazione di alimenti è necessario presentare altri moduli specifici
1.    SCIA  per lo svolgimento dell'attività (sorta di "licenza" temporanea per lo svolgimento dell'attività di somministraizone). Scarica il documento  
2.    DIA / notifica dell'attività alimentare - è la "autorizzazione sanitaria" dell'evento, copia della notifica infatti viene inviata al Settore Alimenti e Veterinaria della USL 11. Scarica il documento 

La presentazione della dia / notifica è soggetta al versamento dei diritti di registrazione delle aziende alimentari nella misura di € 38,46 a favore dell'Azienda USL 11,  si c/c posta 11125507 (i bollettini premarcati sono disponibile presso il SUAP). Il versamento deve essere effettuato da aziende o Associazioni che non siano già registrate presso la USL per lo stesso evento. Se l'evento è periodico (es sagra che si ripete ogni anno) si paga solo la prima volta.

Attività di pubblico spettacolo

Per attività di pubblico spettacolo (attività che presuppone la delimitazione di area per lo svolgimento dello spettacolo con ingresso a pagamento e realizzazione di strutture specifiche:  palchi, impianti elettrici, tribune o platee apposite per il pubblico ecc...), necessitano di un’autorizzazione specifica. Scarica il modulo
 

Le manifestazioni all'aperto senza approntamento di strutture per il pubblico e senza biglietto di ingresso (es. concerto in piazza, saggio di danza, manifestazione teatrale all'aperto…...) sono tenute solo ad avere la certificazione di corretto montaggio del palco, la certificazione di conformità dell'impianto elettrico (che deve essere collocato in spazio non accessibile al pubblico) e ad approntare idonei presidi antincendio.
 
Naturalmente, se l'attività è su suolo pubblico, dovrà essere richiesta e ottenuta la relativa autorizzazione.

 

Modulo richiesta contributi 

modulo di domanda contributi per le associazioni

 

 



Foto & video